2020年新型冠狀病毒的發(fā)生導(dǎo)致很多行業(yè)嚴(yán)重受挫，有的甚至公司員工全體解散。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的愈演愈烈再加之疫情，讓很多企業(yè)想到了借助強(qiáng)大的媒體平臺(tái)來提高品牌知名度，新聞發(fā)布會(huì)就首當(dāng)其選了，尤其是當(dāng)企業(yè)有著重大事件發(fā)生的時(shí)候；例如新品發(fā)布會(huì)，政府領(lǐng)導(dǎo)視察，與知名企業(yè)合作或者做了某些具有很大關(guān)注度的事情等等。

　　這些無疑都是記者最關(guān)心的事情，通過新聞發(fā)布會(huì)的形式可以達(dá)到很好的成效。那么具體新聞發(fā)布會(huì)的舉辦流程又是怎樣的呢？

　　什么是新聞發(fā)布會(huì)？

　　新聞發(fā)布會(huì)是一種公關(guān)傳播方式：大量地邀請(qǐng)媒體記者，通過記者招待會(huì)、以人際溝通和公眾傳播的方式，將企業(yè)信息告知記者，然后由記者以大眾傳播的方式進(jìn)一步將企業(yè)最新信息告知社會(huì)公眾，從而增加信息的曝光度。

　　新聞發(fā)布會(huì)的優(yōu)點(diǎn)是，可以一次將信息傳遞給許多媒體，公平地響應(yīng)媒體，并且可以利用現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行圖、聲、視頻、演講、采訪等多種形式演繹，更生動(dòng)地向媒體傳達(dá)企業(yè)信息，媒體事后撰寫文章或發(fā)布新聞報(bào)道，將大大的有助于提高品牌知名度。

　　但是舉行新聞發(fā)布會(huì)成本較高、耗費(fèi)時(shí)間和精力。對(duì)于常規(guī)新聞事件發(fā)布，可考慮使用新聞通稿發(fā)布，將企業(yè)信息以新聞稿的方式傳送給各個(gè)相關(guān)媒體，高效及時(shí)并節(jié)約成本。

　　新聞發(fā)布會(huì)的類型和方式

　　新聞發(fā)布會(huì)的類型主要有一下幾點(diǎn)：

　　1、例行新聞發(fā)布會(huì)；

　　2、突發(fā)事件新聞發(fā)布會(huì)；

　　3、重大活動(dòng)新聞發(fā)布會(huì)；

　　4、公告型新聞發(fā)布會(huì)；

　　5、網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布會(huì)；

　　新聞發(fā)布會(huì)也可以在大規(guī)模的市場(chǎng)營(yíng)銷活動(dòng)、新品發(fā)布會(huì)、或投資者關(guān)系活動(dòng)中并行舉辦。

　　如何準(zhǔn)備和舉行新聞發(fā)布會(huì)

　　一旦新聞發(fā)布會(huì)的日期確定了，我們需要提前兩個(gè)月準(zhǔn)備。只要可以安排場(chǎng)地，準(zhǔn)備工作至少可以在4周內(nèi)完成，但考慮到部分企業(yè)的產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)間等，最好是在兩個(gè)月前就開始做準(zhǔn)備計(jì)劃。

　　下表是涉及新聞發(fā)布會(huì)的主要事項(xiàng)，以及建議準(zhǔn)備時(shí)長(zhǎng)，當(dāng)然，具體到不同的發(fā)布會(huì)，也會(huì)有其他的事項(xiàng)需要添加進(jìn)來。

　　新聞發(fā)布會(huì)的策劃

　　在策劃新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，以下問題可以幫助你設(shè)置發(fā)布會(huì)目標(biāo)和計(jì)劃：

　　1.你想傳達(dá)什么信息？

　　2.你希望獲得多少曝光？（包括報(bào)紙、電視、雜志、網(wǎng)絡(luò)、社交媒體等，目標(biāo)媒體數(shù)量、目標(biāo)文章/報(bào)道數(shù)量）

　　媒體希望在即將發(fā)布的信息中獲取哪些要點(diǎn)（影響、新穎性、創(chuàng)新、公共/社會(huì)、行業(yè)影響、緊迫性、季節(jié)性因素……）？

　　4.你想在新聞發(fā)布會(huì)上向媒體公布哪些關(guān)鍵信息（或關(guān)鍵詞）？

　　新聞發(fā)布會(huì)會(huì)場(chǎng)選擇和會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備

　　選擇新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)地非常重要，通常情況是使用酒店的宴會(huì)廳、租賃會(huì)議室、活動(dòng)場(chǎng)地空間等，如果公司場(chǎng)地足夠，也可以使用自己的場(chǎng)地。

　　要確保場(chǎng)地交通便利，確認(rèn)是否有停車場(chǎng)、確保入口容易找到，另外還要確認(rèn)場(chǎng)地內(nèi)是否有足夠的接待處空間、茶歇交流區(qū)域、投影展示及演講區(qū)域，是否有衣帽間、指引牌、場(chǎng)地布局是否合適、是否有工作人員提供音響支持等，總之，在選擇場(chǎng)地時(shí)，我們要方方面面考慮到位。

　　除上述幾點(diǎn)外，我們還需要檢查場(chǎng)地的燈光、設(shè)備等，例如講臺(tái)，投影儀，屏幕，麥克風(fēng)，音視頻設(shè)備。如果您不能在會(huì)場(chǎng)安排，則需要通過音頻設(shè)備租賃或活動(dòng)公司安排。

　　另外，部分情況下，還需要在會(huì)場(chǎng)旁邊準(zhǔn)備一個(gè)招待室、休息室、或記者采訪室，大小可容納40-50人左右，可根據(jù)具體情況而定。

　　如何邀請(qǐng)記者和媒體

　　新聞發(fā)布會(huì)最重要的一點(diǎn)是確保邀請(qǐng)媒體的數(shù)量。因此，PR（公關(guān)人員）需要在新聞發(fā)布會(huì)召開之前的2-3周內(nèi)，以以下方式與媒體接觸。

　　（1）媒體邀請(qǐng)函

　　一封專業(yè)的媒體邀請(qǐng)函可以體現(xiàn)發(fā)布會(huì)的專業(yè)層次，并且可以提高媒體邀約效率，避免反復(fù)重復(fù)溝通確認(rèn)發(fā)布會(huì)細(xì)節(jié)。在發(fā)布標(biāo)題中，請(qǐng)注明發(fā)布會(huì)主題，并在引言中描述新聞發(fā)布會(huì)的背景，接下來，介紹活動(dòng)的時(shí)間和日期、地點(diǎn)（地圖）、出席者、演示的內(nèi)容，媒體聯(lián)系人（姓名、電話、郵箱等）。

　　（2）聯(lián)系各個(gè)媒體并分發(fā)邀請(qǐng)函

　　通過電話、微信、郵箱等方式一對(duì)一聯(lián)系媒體記者，并向他們發(fā)送媒體邀請(qǐng)函。

　　當(dāng)然，媒體邀約的工作，也可以由外部供應(yīng)商來協(xié)助完成，可以節(jié)約時(shí)間和精力，同時(shí)專業(yè)的機(jī)構(gòu)資源更加豐富、媒體溝通更有經(jīng)驗(yàn)，可以確保新聞發(fā)布會(huì)的目標(biāo)達(dá)成。

　　邀請(qǐng)有影響力的人

　　在新聞發(fā)布會(huì)前，很多情況下不僅要邀請(qǐng)媒體記者，還要邀請(qǐng)社交媒體影響力者（KOL）、以及優(yōu)秀的自媒體者。在選擇社交媒體KOL和自媒體時(shí)，必須選擇與公司產(chǎn)品相匹配、并具有在特定領(lǐng)域中有傳播能力的影響者。

　　在做完以上邀請(qǐng)工作后，要及時(shí)整理出席反饋，并且階段性與媒體確認(rèn)出席情況，如果媒體確認(rèn)數(shù)量在活動(dòng)日期之前一周內(nèi)仍未達(dá)到目標(biāo)，應(yīng)立即應(yīng)對(duì)，進(jìn)一步宣傳邀請(qǐng)函，提醒確認(rèn)出席的媒體，以確保會(huì)議當(dāng)天的人數(shù)更加可控。

　　聯(lián)系新聞通稿發(fā)布機(jī)構(gòu)

　　雖然新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)有約定的媒體到場(chǎng)并對(duì)新聞進(jìn)行報(bào)道，但現(xiàn)場(chǎng)可覆蓋的媒體畢竟有限，通過新聞通稿發(fā)布機(jī)構(gòu)進(jìn)行批量發(fā)稿，可以有效補(bǔ)充媒體覆蓋面，同時(shí)可以放大新聞發(fā)布會(huì)傳播范圍和效果。

　　新聞發(fā)布會(huì)上的講義和物料

　　以下是新聞發(fā)布會(huì)當(dāng)天要分發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)物料。

　　媒體工具包

　　包括：公司簡(jiǎn)介、提前撰寫好的新聞通稿、發(fā)布會(huì)議程打印放入文件夾，產(chǎn)品或紀(jì)念品，發(fā)布會(huì)后可將可公開的演講材料、視頻和照片等上傳網(wǎng)上，將鏈接地址發(fā)送給記者。

　　產(chǎn)品樣品

　　您可以在禮品包中將樣品作為紀(jì)念品，與其他物料放在一起。如果樣品無法分發(fā)，可以通過圖片、透視圖等方式描述。

　　背景板/背景墻

　　帶有公司Logo、及發(fā)布會(huì)主題的背景墻是發(fā)布會(huì)活動(dòng)必需的，包括簽到背景板、以及演講背景板。背景板上的內(nèi)容將出現(xiàn)在新聞發(fā)布會(huì)的人員后面。價(jià)格因尺寸和組裝容易程度而異。

　　背景墻的設(shè)計(jì)非常重要，因?yàn)樵诎l(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)和后期宣傳中，背景墻會(huì)多次出現(xiàn)，上面所呈現(xiàn)的內(nèi)容包括公司Logo、發(fā)布會(huì)主題能都會(huì)隨之出現(xiàn)，增加品牌的曝光度。

　　新聞發(fā)布會(huì)當(dāng)天的分工

　　在新聞發(fā)布會(huì)當(dāng)天，必須預(yù)先確定分工，如發(fā)言人、媒體溝通人員、接待員、指導(dǎo)人員、音響及麥克風(fēng)人員等，主要角色如下。

　　公共關(guān)系（2人）：發(fā)布會(huì)當(dāng)天，負(fù)責(zé)媒體跟進(jìn)和溝通，確保媒體的出席、接待、發(fā)布相關(guān)資料。

　　演講者/發(fā)言者：演講者需要排練走場(chǎng)，在排練中，演講者站的位置、姿勢(shì)都要提前考慮到，并要熟悉PPT的遙控操作、調(diào)試燈光，如果場(chǎng)地昏暗，尤其需要檢查燈光情況。

　　接待（簽到人員及引導(dǎo)人員）：負(fù)責(zé)參會(huì)人的簽到，簽到時(shí)，建議留下參會(huì)人名片，媒體簽到尤其要注意核對(duì)名片，簽到完成后，將參會(huì)文件包分發(fā)給參會(huì)人（也可以提前把參會(huì)文件包在座位上），然后引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)將參會(huì)人引入場(chǎng)內(nèi)，按次序就坐。

　　指導(dǎo)人員（2人）：負(fù)責(zé)引導(dǎo)媒體入場(chǎng)，并提前告知媒體拍攝注意事項(xiàng)，比如：演講者的位置/移動(dòng)、場(chǎng)地中的燈光布局、以及其他拍攝鏡頭調(diào)整所需的信息。

　　主持人：可以選擇公司內(nèi)部人員，或外部專業(yè)的主持人。發(fā)布會(huì)前幾天，至少每天需要和主持人過兩次腳本，并確認(rèn)工作流程、發(fā)言人及演講人信息、會(huì)場(chǎng)音視頻音樂信息等。

　　麥克風(fēng)工作人員（2人）：負(fù)責(zé)隨時(shí)關(guān)注演講人、主持人麥克風(fēng)的狀態(tài)，并準(zhǔn)備1個(gè)以上備用麥克風(fēng)，在問答環(huán)節(jié)中，負(fù)責(zé)將無線麥克風(fēng)帶到會(huì)場(chǎng)詢問器的負(fù)責(zé)人，如果會(huì)場(chǎng)很大，則需要兩人以上在會(huì)場(chǎng)左右兩邊待命。

　　在發(fā)布會(huì)前1個(gè)小時(shí)，至少進(jìn)行一次最后排練，并檢查聲音，主持人、演講者都要進(jìn)行一次走場(chǎng)。

　　此外，在新聞發(fā)布會(huì)閉幕后，進(jìn)行專場(chǎng)采訪時(shí)，一名PR（公關(guān)）要在受訪者和記者旁邊等候，控制采訪內(nèi)容，避免問題太長(zhǎng)，以影響其他媒體采訪時(shí)間。

　　新聞發(fā)布會(huì)后的跟進(jìn)

　　新聞發(fā)布會(huì)之后，公關(guān)人員需要和媒體保持密切聯(lián)系，詢問記者是否有新聞發(fā)布會(huì)上不清楚的地方、或者跟進(jìn)記者撰寫文章時(shí)提出的問題和其他問題，公關(guān)人員可能會(huì)忙到深夜。通過及時(shí)響應(yīng)各個(gè)媒體，會(huì)提高品牌對(duì)媒體的評(píng)價(jià)，因此活動(dòng)結(jié)束后請(qǐng)多加注意溝通。

　　然后，補(bǔ)充新聞通稿內(nèi)容（如圖片、視頻等），和新聞發(fā)布機(jī)構(gòu)確認(rèn)新聞通稿的發(fā)布時(shí)間。通常當(dāng)天晚上或第二天，新聞將會(huì)陸續(xù)發(fā)布，但媒體發(fā)布后并不意味著工作結(jié)束了，反而要繼續(xù)跟進(jìn)、加深和媒體的關(guān)系。在確認(rèn)媒體發(fā)布新聞后，請(qǐng)及時(shí)確認(rèn)文章內(nèi)容、聯(lián)系記者致謝，并調(diào)動(dòng)公司內(nèi)部及外部資源轉(zhuǎn)發(fā)、傳播文章，記者也會(huì)很樂意看到內(nèi)容被廣泛傳播。

　　通過加深和媒體的關(guān)系，有可能為品牌帶來深入報(bào)道的機(jī)會(huì)。在新聞發(fā)布會(huì)上，我們主要宣傳產(chǎn)品和服務(wù)，但也有一些媒體希望深度了解公司的背景、發(fā)展、以及背后更多的故事，因此可以安排公司高管對(duì)媒體進(jìn)行回應(yīng)（如專訪的形式），并且對(duì)市場(chǎng)趨勢(shì)、客戶需求、公司發(fā)展的秘密故事（遇到何種技術(shù)上困難/內(nèi)部的困難、如何克服的）等做展開討論，將有更多機(jī)會(huì)在媒體上獲得深度曝光。

　　同樣，你也可以策劃一系列的主題相互銜接，在新聞發(fā)布會(huì)后陸續(xù)發(fā)布，使品牌傳播螺旋式上升，實(shí)現(xiàn)持續(xù)曝光的現(xiàn)象。

　　新聞發(fā)布會(huì)的效果評(píng)估

　　PR活動(dòng)的總結(jié)報(bào)告中，效果評(píng)估是必不可少的一部分。新聞發(fā)布會(huì)傳播的效果評(píng)估，衡量方法因公司而異。通常可以以媒體曝光數(shù)量、媒體權(quán)重、參會(huì)者反饋、客戶反饋等多個(gè)維度衡量。個(gè)別情況需要呈現(xiàn)成本效益和效益衡量時(shí)，則需要對(duì)媒體投放進(jìn)行廣告價(jià)值預(yù)估，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)媒體，文章發(fā)布網(wǎng)站的級(jí)別，類型、PV值、以及社交媒體溢出效果，搜索引擎（如百度）主要關(guān)鍵詞搜索的曝光量等都可以作為參考指標(biāo)。